Mit Power Virtual Agents kann Routine-Aufgaben bestens begegnet werden. Ein z.B. in MS Teams eingebundener Bot hilft bei allen möglichen Fragestellungen, schont menschliche Ressourcen und kann mittels Power Automate – Flow auch noch weitere Arbeitsschritte voll automatisiert durchführen.
Nachfolgend beschreibe ich, wie es möglich ist, beim Ausführen des Bots die Benutzerdaten desjenigen auszulesen, der eben den Bot verwendet, um bspw. Infos oder/und Feedback per Mail zurückzusenden.
Hierfür ein Beispiel mit den entsprechenden Schritten:
Es ist zunächst erforderlich, dass folgende Einstellung vorgenommen wird.
Auf der PVA Plattform -> „Einstellungen“ -> „Sicherheit“ -> „Authentifizierung“ -> „Nur für Teams“
Sobald diese Einstellung vorliegt, können in den Themen Authentifizierungsvarialben „UserID“ und „UserDisplayName“ verwendet werden, dies ermöglichst sich diese für weitere Aktionen zu Nutze zu machen.
Schauen wir uns den Bot an. Diesen habe ich leicht verständlich aufgebaut mit einem Triggerausdruck „Feedback Mail“, um ihn zu starten.
Danach kommt eine Nachricht vom Bot: „Sie werden per Email weitere Informationen erhalten an“
Als nächster Schritt wird eine weitere Aktion hinzugefügt -> „Handlungsaufforderung“ -> „Einen Flow erstellen“
Um die Funktionalität des Bots wie beschrieben zu erweitern, abreitet der Bot mit einem Power Automate Flow zusammen.
Im Power Automate Portal wird automatisch der Trigger „Power Virtual Agents“ hinzugefügt.
Per Klick auf „+ Eingabe hinzufügen“ wird hier die Benutzereigabe „Text“ verwendet. Diese dient dazu, um aus dem Bot-Prozess die UserID dem Flow als Variable zu übergeben, damit mittels der Aktion „Benutzerprofil abrufen“ aus der UserID die Mail-Adresse des Benutzers ausgelesen werden kann.
Der nachfolgende Schritt ist eine einfach gestaltete E-Mail senden Aktion. Der Aktionsschritt „Benutzerprofil abrufen“ liefert die Mai-Adresse des Benutzers für den E-Mail Versand.
Der letzte Aktionsschritt „Return value(s) to Power Virtual Agents”, der automatisch im Flow enthalten ist wird verwendet, um eine Rückgabe an Werten dem Bot zu liefern. Im vorliegenden Fall dafür, damit der Benutzer eine Nachricht vom Bot erhält, dass an ihn (seine Mailadresse) die Mail verschickt worden ist.
Der Flow wird gespeichert, damit ist der gesamte Prozess fast fertig. Es ist jetzt noch erforderlich den Bot mit dem Flow zu verknüpfen und die Variablenübergabe zu gewährleisten.
Zurück im Designer des Themas des Bots ist die Aktion mit dem erstellten Flow zu sehen. Da der Flow per Trigger mit dem Bot kommuniziert, wird die Benutzereingabe „Email Benutzer“ ruft Wert ab aus mit der im Bot zur Verfügung gestellten Variable „bot.UserId“ verknüpft.
Nun folgt noch abschließend die Übergabe der Variable „Mail“ aus dem letzten Flow-Schritt „Return value(s) to Power Virtual Agents“ an den Bot.
Die Rückgabe im Bot habe ich in eine Nachricht per Ausgabe „Mailverschickt1“ eingefügt. So erhält der User einerseits die Email und vom Bot das entsprechende Feedback, sobald der Trigger „Feedback“ eingegeben wird, siehe Screenshot.
Viel Spaß beim Umsetzen.