Sie haben eine Liste und erfassen darin Daten als Listenelement.
Sollte dann das Ziel sein, einzelne Elemente, wie z.B. eine Bestellung mit den Metadaten, einzeln als Datei (PDF) zu speichern, hilft Powerautomate.
Im Beispiel habe ich eine Liste „Bestellungen“ mit ein paar Metadaten erstellt (Anzahl, Einzelpreis, Gesamtpreis)
Als Ziel gebe ich eine Bibliothek „Ziel“ an.
Im ersten Schritt gehe ich zu Powerautomate und erstelle mir einen neuen Flow mit einem manuellen Trigger. (Automatisch geht natürlich auch)
Die einzelnen Schritte sehen wie folgt aus:
- (Sharepoint) „Für ein ausgewähltes Element“
- (Sharepoint) „Element abrufen“ (Url, Liste, ID) (Sharepoint)
- (Verfassen) HTML-Code für Ausgabe mit dynamischem Inhalt
- (OneDrive4B) „Datei erstellen“
- (OneDrive4B) „Datei anhand von Pfad konvertieren“
- (OneDrive4B) „Datei erstellen“
- (Sharepoint) „Datei erstellen“
Schritt 1:
„Für ein ausgewähltes Element“
Websiteadresse und Listenname eintragen
Schritt 2:
„Element abrufen“ (Siehe Schritt 1) im Feld „ID“ die ID aus dem dyn. Inhalt auswählen
Schritt 3:
„Verfassen“
Für die Ausgabe ein wenig HTML-Code der an den passenden Stellen mit dem dyn. Inhalt der Spalten aus der Liste aufgefüllt wird. (ChatGPT hilft!)
In meinem Beispiel eine kleine Tabelle.
Beispiel HTML siehe ganz unten!
Schritt 4:
„Datei erstellen“ In diesem Schritt gebe ich den Ordnerpfad in OneDrive an, den Dateinamen mit Endung .html und den Inhalt aus Schritt 3 (dyn. Inhalt)
Schritt 5:
„Datei anhand Pfad konvertieren“
In diesem Schritt gebe ich den dyn. Inhalt „Pfad“, und den Zieltyp „PDF“ an.
Schritt 6:
„Datei erstellen“ Hier gebe ich den Ausgabepfad in OneDrive an, den Dateinamen (hier mit dyn. Inhalt „Titel“, damit die Datei nicht jedes Mal überschrieben wird) und den Dateiinhalt dyn. Inhalt „Text“.
Schritt 7:
„Datei erstellen“ (Sharepoint) Im letzten Schritt kopiere ich die neu erstellte PDF-Datei in die Zielbibliothek in Sharepoint-Online. (Sollte das Ziel „verschieben“ sein, müsste man noch die Quelldatei in OneDrive mit einem weiteren Schritt löschen)
Der Workflow sollte etwa so aussehen.
Jetzt noch den Test durchführen.
Element in Liste erstellen und Workflow ausführen.
….PDF wurde in der Zielbibliothek erstellt!
Viel Spaß beim Nachbau!
Hier noch der Beispiel HTML-Code für eine einfache Tabellenausgabe.(Schritt3)
<!DOCTYPE html>
<html lang="de">
<head>
<meta charset="UTF-8">
<title>Beispiel-Tabelle</title>
<style>
table {
width: 60%;
border-collapse: collapse;
margin: 20px auto;
}
th, td {
border: 1px solid #999;
padding: 8px 12px;
text-align: center;
}
th {
background-color: #f2f2f2;
}
</style>
</head>
<body>
<table>
<thead>
<tr>
<th>Ersteller: </th>
<th>Anzahl: </th>
<th>Einzelpreis (€): </th>
<th>Gesamtpreis (€): </th>
</tr>
</thead>
<tbody>
<tr>
<td>"Erstellt von Email"</td>
<td>"Anzahl"</td>
<td>"Einzelpreis"</td>
<td>"Gesamtpreis"</td>
</tr>
<tr>
</tr>
</tbody>
</table>
</body>
</html>