Skills in SharePoint: Vom guten Prompt zum wiederverwendbaren Arbeitsablauf

Wie Teams mit klar definierten Skills Dokumentbibliotheken verbessern, Listen auswerten und wiederkehrende Arbeit deutlich vereinfachen.

Die zentrale Idee

Ein Skill speichert nicht nur eine Formulierung, sondern einen wiederholbaren, mehrstufigen Ablauf mit Regeln, Prüfschritten und einem definierten Ergebnis. Damit wird aus individuellem Prompting ein gemeinsamer Arbeitsstandard.

Warum Skills mehr sind als gespeicherte Prompts

Viele SharePoint-Teams kennen das Problem: Ein Mitarbeiter findet einen hervorragenden Prompt, erzielt ein überzeugendes Ergebnis und teilt die Formulierung im Team. Wenige Wochen später existieren mehrere Varianten, wichtige Prüfschritte fehlen und die Qualität hängt wieder davon ab, wer den Prompt ausführt.

Skills in Copilot in SharePoint setzen genau an dieser Stelle an. Microsoft beschreibt sie als wiederverwendbare Assets für mehrstufige Abläufe. Ein Skill kann organisationsspezifische Regeln, Dokumentstandards oder Prüflisten aufnehmen und dadurch Aufgaben konsistenter ausführen als ein spontaner Einzelprompt. Skills lassen sich im Chat natürlichsprachlich entwerfen, vor dem Speichern prüfen und später automatisch passend zur Anfrage oder ausdrücklich per Name aufrufen.

Wichtig zum Produktstatus

Die hier beschriebene Skill-Funktion gehört laut Microsoft-Dokumentation zur Preview von Copilot in SharePoint. Oberfläche, Umfang und Verfügbarkeit können sich daher ändern.

Was ein SharePoint-Skill leisten kann

• Inhalte verstehen, zusammenfassen und nach festgelegten Kriterien bewerten.

• Dateien und Ordner organisieren sowie wiederkehrende Qualitätsprüfungen standardisieren.

• Mit SharePoint-Inhalten wie Dokumentbibliotheken und Listen interagieren, soweit dies auf der jeweiligen Site unterstützt wird.

• Einheitliche Ausgaben erzeugen, etwa Prüfberichte, Management-Zusammenfassungen, Klassifizierungen oder HTML-Ansichten.

Was ein Skill nicht ist

• Kein Ersatz für ein Berechtigungsmodell: Der Skill kann nur Aktionen ausführen, zu denen der ausführende Benutzer bereits berechtigt ist.

• Keine beliebige Integrationsplattform: SharePoint-Skills können laut Microsoft keine externen Systeme anbinden und keinen benutzerdefinierten Code ausführen.

• Kein autonomes Hintergrundsystem: Der konkrete Ablauf bleibt an die Möglichkeiten von Copilot in SharePoint und die Benutzerinteraktion gebunden.

Technisch werden eigene Skills als Markdown-Dateien in der durch das Produkt verwalteten Bibliothek „Agent Assets“ gespeichert, typischerweise unter /Agent Assets/Skills/<skill-name>/SKILL.md. Benutzer mit Bearbeitungsrechten können standardmäßig Skills erstellen, Benutzer mit Leserechten können sie verwenden. Für Skill-Dateien lassen sich übliche SharePoint-Governance-Mechanismen wie Berechtigungen, Aufbewahrung, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Überwachung einsetzen.

Usecase

Die Problemverfolgungsliste als Grundlage für Berichte

Aus operativen Einträgen wird eine entscheidungsfähige Übersicht als Bericht erstellt

Eine SharePoint-Liste zur Problemverfolgung enthält wertvolle Informationen: Status, Priorität, Verantwortliche, Fälligkeit, Kategorie und Lösungsfortschritt. Im Alltag sehen Stakeholder jedoch oft nur Zeilen. Für ein Jour fixe oder eine Eskalation müssen dieselben Daten erneut gefiltert, interpretiert und in eine verständliche Darstellung übertragen werden.

Der Skill

Ein „Problemverfolgungs“-Skill analysiert die vorhandenen Listeneinträge nach festgelegten Regeln und erzeugt daraus eine kompakte Word Berichts Ausagbe die in SharePoint bereitgestellt oder als Grundlage für eine Seite genutzt werden kann. Der Skill definiert nicht nur das Aussehen, sondern auch die fachliche Logik: Was gilt als überfällig? Welche Kombination aus Auswirkung und Dringlichkeit wird eskaliert?

Der Skillaufbau:

When to use

Verwende diesen Skill, wenn eine Person nach einem wöchentlichen Projektstatus, einem Wochenbericht oder einer Zusammenfassung des aktuellen Projektstands fragt.

Inputs

• SharePoint-Liste „Problemverfolgung“ auf der aktuellen Site
• Aktuelles Tagesdatum aus der autoritativen Datums-/Zeitquelle
• Zielordner „Berichte/Wöchentlicher Status“

Steps

1. Ermittle die Liste „Problemverfolgung“ auf der aktuellen SharePoint-Site. Falls die aktuelle Liste fachlich dieser Liste entspricht, verwende sie. Verifiziere Listenname, Schema und Feldwerte, bevor du filterst.
2. Lies alle Listeneinträge. Beachte Paging bzw. Zeilenlimits, damit kein Eintrag ausgelassen wird.
3. Ermittle anhand des tatsächlich vorhandenen Statusfelds alle Einträge mit exakt einem dieser Werte:
   • Nicht behebbar
   • Blockiert
4. Verwende ausschließlich Angaben aus diesen gefilterten Listeneinträgen. Ergänze keine fehlenden Informationen und leite keine nicht ausdrücklich enthaltenen Fakten ab.
5. Extrahiere je Projekt, soweit in der Liste vorhanden:
   • Projektname
   • aktueller Status
   • wesentliche Blockaden
   • getroffene Entscheidungen
   • offene Aufgaben
   • verantwortliche Person für jede offene Aufgabe
6. Ordne die tatsächlichen Listenspalten erst nach Prüfung den benötigten Informationen zu. Wenn eine Information nicht in den Listendaten vorhanden ist, kennzeichne sie im Bericht mit „Keine Angabe in der Liste“. Erfinde keine Werte.
7. Fasse Freitext nur inhaltstreu zusammen. Trenne Entscheidungen, Blockaden und Aufgaben nur dann, wenn die Listendaten diese Zuordnung stützen.
8. Erstelle ein übersichtlich strukturiertes Word-Dokument mit:
   • Titel „Wöchentlicher Statusbericht“
   • Berichtsdatum
   • kurzer Übersicht mit Anzahl der berücksichtigten Projekte
   • einem Abschnitt oder einer Tabelle pro Projekt mit den geforderten Informationen
9. Verwende das aktuelle Tagesdatum im Format JJJJ-MM-TT und den Dateinamen Statusbericht-[JJJJ-MM-TT].docx.
10. Erstelle den Ordner „Berichte/Wöchentlicher Status“ relativ zur aktuellen Site bzw. Dokumentbibliothek, falls er noch nicht existiert, und speichere das Dokument dort.
11. Melde nach Abschluss kurz die Anzahl der berücksichtigten Projekte und den Speicherort des Dokuments.
12. Wenn die Liste, benötigte Quelle oder Dateierstellung nicht verfügbar ist oder ein Tool fehlschlägt, sage das klar. Erfinde weder Inhalte noch einen erfolgreichen Speicherstatus.

Output format

Erzeuge ein Word-Dokument (.docx) mit dieser Struktur:

1. Wöchentlicher Statusbericht
2. Berichtsdatum: JJJJ-MM-TT
3. Übersicht: Anzahl der Projekte mit Status „Nicht behebbar“ oder „Blockiert“
4. Projektabschnitte mit:
   • Projektname
   • Aktueller Status
   • Wesentliche Blockaden
   • Getroffene Entscheidungen
   • Offene Aufgaben
   • Verantwortliche Person je offener Aufgabe
5. Für fehlende Listendaten: „Keine Angabe in der Liste“

Speicherziel: Berichte/Wöchentlicher Status/Statusbericht-[JJJJ-MM-TT].docx

Durch einen Prompt im Copilot Chat: “erstelle mir einen Skill”, kann so ein Skill von Copilot erstellt und gespeichert werden.

Beispielhafter Aufruf

Prompt

Erstelle einen wöchentlichen Projektstatus.

Warum das die Arbeit bedeutend vereinfacht

• Die fachliche Interpretation wird reproduzierbar: „kritisch“ oder „überfällig“ bedeutet bei jeder Ausführung dasselbe.

• Aus einer operativen Liste entsteht ohne manuelle Zwischenkopien eine adressatengerechte Management-Sicht.

• Der Skill verbindet Datenqualitätsprüfung und Kommunikation. Fehlende Werte werden sichtbar, bevor sie Entscheidungen verzerren.

• Die Ausgabe lässt sich regelmäßig neu erstellen, ohne den Bericht jedes Mal neu zu konzipieren.

Sicherer Einsatz

Eine unglaubliche Vielfalt an Einsparungspotential und effektiver Arbeit inkl. vorbestimmten Verhalten. Ein Skill sollte keine Fakten erfinden. Wenn ein Feld fehlt oder eine Berechnung nicht möglich ist, muss die Ausgabe dies sichtbar kennzeichnen. Bei HTML-Ausgaben sind außerdem sichere, SharePoint-kompatible Elemente, Barrierefreiheit und ein klarer Veröffentlichungsprozess wichtig.