Weniger manuelle Pflege. Mehr Ordnung. Mehr Nutzen aus Ihren Dokumenten.
Wer mit Dokumentbibliotheken in SharePoint arbeitet, kennt das Problem: Dokumente werden hochgeladen, aber wichtige Metadaten fehlen. Angebotsnummern, Kundennamen, Gültigkeitsdaten oder Angebotswerte müssen oft manuell gepflegt werden. Das kostet Zeit, wird gerne vergessen und erschwert die spätere Suche, Filterung und Automatisierung.
Mit den neuen Copilot-Funktionen in SharePoint gehört dieses Problem zunehmend der Vergangenheit an. Copilot kann Dokumente analysieren, passende Metadatenspalten automatisch vorschlagen, diese erstellen und sogar die Inhalte der Dokumente auslesen, um die Spalten automatisch zu befüllen.
Das Ergebnis: strukturierte Dokumentbibliotheken mit minimalem Verwaltungsaufwand.
Warum Metadaten in SharePoint so wichtig sind
Viele Unternehmen nutzen SharePoint heute noch wie ein klassisches Filesystem:
- Ordner über Ordner
- unterschiedliche Benennungskonventionen
- keine einheitliche Klassifizierung
- schwierige Suche nach Informationen
Dabei liegt die wahre Stärke von SharePoint in seinen Metadaten.
Durch Metadaten können Dokumente:
✅ gefiltert werden
✅ gruppiert werden
✅ automatisch klassifiziert werden
✅ in Power Automate genutzt werden
✅ mit Copilot effizient durchsucht werden
✅ deutlich schneller gefunden werden
Je besser die Metadatenqualität, desto leistungsfähiger wird die gesamte Microsoft-365-Plattform.
Der Copilot erkennt den Dokumenttyp automatisch
Im gezeigten Beispiel wurde eine Dokumentbibliothek mit Angebotsdokumenten erstellt.
Bereits kurz nach der Einrichtung analysiert Copilot die Inhalte der Dokumentbibliothek und erkennt deren fachlichen Kontext.
Copilot erkennt:
- Angebotsdokumente
- typische Angebotsinformationen
- relevante Geschäftsdaten
- mögliche Metadatenspalten
Screenshot: Automatische Bibliotheitsanalyse
Copilot analysiert die Dokumentbibliothek und erkennt automatisch, dass es sich um eine Angebotsverwaltung handelt.
Besonders interessant ist dabei, dass nicht nur Dateinamen betrachtet werden. Copilot untersucht die Inhalte der Dokumente selbst und leitet daraus sinnvolle Strukturierungsmerkmale ab.
Automatische Vorschläge für Metadatenspalten
Nach der Analyse präsentiert Copilot konkrete Spaltenvorschläge.
Im dargestellten Beispiel werden automatisch vorgeschlagen:
- Angebotswert
- Gültig bis
- Angebotsnummer
- Angebotsdatum
- Anbieter
Screenshot: Vorschlag relevanter Metaspalten
Copilot schlägt die wichtigsten Metadatenfelder auf Basis des Dokumentinhalts vor.
Jeder Vorschlag enthält zusätzlich eine Beschreibung, welche Informationen zukünftig aus den Dokumenten extrahiert werden sollen.
Dadurch wird sofort nachvollziehbar:
- welche Information gelesen wird
- wo sie herkommt
- wie die automatische Befüllung erfolgt
KI-basiertes Informationsextrahieren
Besonders beeindruckend ist die Fähigkeit von Copilot, fachliche Inhalte im Dokument zu erkennen.
Im Beispiel werden automatisch folgende Informationen identifiziert:
Angebotsnummer
Beispiel:
NOS-2026-0904-117
Angebotsdatum
Beispiel:
04.09.2026
Anbieter
Beispiel:
Nordlicht Office Solutions GmbH
Screenshot: Detailansicht der Spaltenvorschläge
Copilot beschreibt genau, welche Informationen extrahiert werden sollen.
Hier wird deutlich, dass Copilot nicht einfach nach Schlagwörtern sucht.
Die KI versteht den fachlichen Zusammenhang eines Dokuments und kann relevante Informationen kontextbezogen identifizieren.
Automatische Befüllung der Metadaten
Nach Übernahme der vorgeschlagenen Spalten beginnt der eigentliche Mehrwert.
Copilot analysiert die vorhandenen Dokumente und befüllt die Metadaten automatisch.
Screenshot: Vollautomatisch befüllte Metadaten
Die Spalten wurden erstellt und direkt mit den entsprechenden Informationen aus den Dokumenten gefüllt.
Gerade bei Bibliotheken mit hunderten oder tausenden Dokumenten entsteht hier ein enormer Produktivitätsgewinn.
Auch für neue Dokumente nutzbar
Die Funktion beschränkt sich nicht auf bereits vorhandene Dateien.
Neue hochgeladene Dokumente können ebenfalls automatisch verarbeitet werden.
Über die neue Funktion
Spalten automatisch ausfüllen
werden neu hinzugefügte Dateien direkt analysiert.
Screenshot: Automatische Verarbeitung neuer Dokumente
Neue Dokumente können ohne manuelle Nacharbeit automatisch klassifiziert und verschlagwortet werden.
Damit entsteht eine nahezu selbstverwaltende Dokumentbibliothek.
Praxisnutzen für Unternehmen
Die Einsatzmöglichkeiten gehen weit über Angebotsdokumente hinaus.
Vertragsmanagement
Automatische Erkennung von:
- Vertragsnummer
- Vertragspartner
- Laufzeit
- Kündigungsfrist
Rechnungsverwaltung
Automatische Erkennung von:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Betrag
- Lieferant
Personalakten
Automatische Erkennung von:
- Mitarbeitername
- Eintrittsdatum
- Abteilung
- Dokumenttyp
Projektmanagement
Automatische Erkennung von:
- Projektname
- Kunde
- Projektleiter
- Budget
Vorteile auf einen Blick
✅ Weniger manuelle Dateneingabe
✅ Höhere Datenqualität
✅ Schnellere Dokumentensuche
✅ Bessere Filter-, Sortier- und Gruppierungsfunktionen
✅ Grundlage für Automatisierungen mit Power Automate
✅ Verbesserte Nutzung von Microsoft 365 Copilot
✅ Reduzierung von Fehlern und Inkonsistenzen
✅ Skalierbare Dokumentverwaltung
Fazit
Mit der automatischen Spaltenerstellung und Metadatenbefüllung bringt Microsoft einen der praktischsten Copilot-Anwendungsfälle direkt in SharePoint. Statt Bibliotheken mühsam manuell zu strukturieren, analysiert Copilot die vorhandenen Dokumente, schlägt passende Metadaten vor und übernimmt auf Wunsch sogar die automatische Befüllung.
Gerade Unternehmen mit großen Dokumentbeständen profitieren erheblich von dieser Funktion. Die Informationsqualität steigt, Dokumente werden schneller gefunden und Prozesse können deutlich leichter automatisiert werden.
Mein persönlicher Eindruck: Diese Funktion zeigt eindrucksvoll, wie KI nicht nur Inhalte generiert, sondern ganz konkret administrative Arbeit reduziert und den Mehrwert von SharePoint-Metadaten endlich für breite Nutzergruppen zugänglich macht. Für viele Unternehmen dürfte dies einer der unmittelbar produktivsten Copilot-Einsatzbereiche in SharePoint werden.
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