Das neue FAQ Webpart in SharePoint, angetrieben durch Microsoft 365 Copilot, revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen häufig gestellte Fragen verwalten und präsentieren. Dieses AI-gestützte Webpart ermöglicht es Inhaltserstellern, mühelos umfassende FAQ-Bereiche direkt in ihren SharePoint-Seiten und Nachrichten zu erstellen, zu pflegen und zu aktualisieren.
Es handelt sich um ein noch nicht ausgerolltes Feature, daher werden hier lediglich Screenshots einer Demo präsentiert.
Was kann das neue FAQ Webpart?
Das Herzstück des neuen FAQ Webparts ist seine AI-gestützte Funktionalität, die durch Microsoft 365 Copilot ermöglicht wird. Es wurde entwickelt, um den Prozess der FAQ-Erstellung zu beschleunigen und zu vereinfachen. Anstatt FAQs manuell zu erstellen, können Inhaltsersteller nun auf eine intelligente Lösung zurückgreifen, die in der Lage ist, relevante Fragen und Antworten aus vorhandenen Dokumenten zu extrahieren und zu generieren. Dies spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass die Informationen konsistent und aktuell sind.
AI-gestützte FAQ-Erstellung mit fundiertem Kontext
Das Webpart ermöglicht es Benutzern, sogenannte 'Grounding Files' hochzuladen. Dies können verschiedene Dokumenttypen sein, wie Word-Dokumente, PowerPoint-Präsentationen, PDFs, Loop-Dateien oder sogar Meeting-Transkripte. Basierend auf diesen Dateien und einer vom Benutzer gewählten Absicht (z.B. Event, Produkt, Richtlinie oder Sonstiges) generiert Copilot automatisch FAQs. Die AI nutzt dabei domänenerweiterte Anweisungen und Best Practices, um präzise und relevante FAQ-Inhalte zu erstellen, die auf die spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Beispiele für FAQ-Typen und ihre Anwendung:
Event: Ideal für die Zusammenfassung von Veranstaltungsdetails, Zeitplänen und Logistik für Konferenzen, Schulungen oder Firmenversammlungen. Es hilft, häufige Teilnehmerfragen im Vorfeld zu beantworten und wiederholte Anfragen zu reduzieren.
Neue Produkte: Perfekt für Produktankündigungen, Feature-Updates und Benutzerhandbücher. Es kann FAQs direkt aus Briefing-Decks, Release Notes oder technischen Dokumentationen erstellen und so interne Vertriebsunterstützung oder kundenorientierte Portale mit aktuellen Produktinformationen versorgen.
Richtlinien: Nützlich für HR-, IT-, Compliance- und Standardarbeitsrichtlinien. Es kann HR-Richtlinien-FAQs zu Themen wie Urlaub, Leistungen, Onboarding und Hybridarbeit generieren oder IT-Self-Service-FAQs zur Anleitung von Mitarbeitern bei der Software-Einrichtung, Sicherheitsprotokollen und Geräte-Fehlerbehebung erstellen.
Wie kann das FAQ Webpart bedient werden?
Die Bedienung des FAQ Webparts ist intuitiv und benutzerfreundlich gestaltet, wobei der Benutzer stets die Kontrolle über den generierten Inhalt behält. Der integrierte dreistufige Builder – „Kategorie → Frage → Antwort“ – führt den Benutzer durch den Erstellungsprozess und ermöglicht es, Inhalte zu überprüfen, zu verfeinern und bei Bedarf neu zu generieren. Direkte Bearbeitungen sind auch auf der Seite mit Copilot im Rich-Text-Editor möglich.
Darüber hinaus können neue Fragen manuell hinzugefügt werden, und Copilot generiert dann kontextbezogene Antworten.
Die hinzugefügten Quellen werden anschließend KI gestützt zu einer Sammlung von Themen umgewandelt, welche bei Bedarf manuell angepasst oder durch neue ergänzt werden können, z.B. neue Kategorien.
Ebenso lassen sich eigens definierte Fragen integrieren.
Nach diesen Schritten erfolgt die Generierung eines Entwurfs, basierend auf den Kategorien und Fragen.
Einfaches Teilen und Feedback
Sobald die FAQs veröffentlicht sind, können sie mit einem Klick per E-Mail geteilt werden. Jede Interaktion mit dem Webpart trägt dazu bei, die AI zu verbessern. Ein integriertes Feedback-Tool (Daumen hoch/runter und Kommentarfunktion) ermöglicht es Benutzern, Rückmeldungen zu geben und so die Qualität der Copilot-Antworten und das gesamte Erlebnis zu optimieren.
Lizenzanforderungen und Verfügbarkeit
Es ist wichtig zu beachten, dass die Lizenzanforderungen für das FAQ Webpart je nach Benutzerrolle variieren:
Betrachter: Für das reine Betrachten der FAQs ist keine Copilot-Lizenz erforderlich.
Ersteller & Bearbeiter: Eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz ist für das Erstellen und Bearbeiten des FAQ Webparts notwendig. Ohne diese Lizenz wird das Webpart nicht in der Webpart-Auswahl angezeigt.
Die öffentliche Vorschau (weltweit, GCC) des FAQ Webparts beginnt voraussichtlich Ende Juni 2025 und soll bis Ende Juli 2025 abgeschlossen sein. Dies ist ein wichtiger Schritt zur weiteren Integration von AI-gestützten Funktionen in SharePoint und Microsoft 365.
Hinweis: die hier vorgestellten Screenshots stammen aus einer Microsoft Demo.
Fazit
Das neue FAQ Webpart in SharePoint, angetrieben durch Microsoft 365 Copilot, stellt eine bedeutende Verbesserung für die Verwaltung von Informationen in Unternehmen dar. Es vereinfacht die Erstellung und Pflege von FAQs erheblich und stellt sicher, dass Benutzer schnell und effizient auf benötigte Informationen zugreifen können. Mit seiner intelligenten AI-Unterstützung und der benutzerfreundlichen Oberfläche ist es ein wertvolles Werkzeug für jede Organisation, die ihre Wissensmanagementprozesse optimieren möchte.