SharePoint – Nutzungsmöglichkeiten (Teil 1)

In dieser Reihe von Blogartikeln soll es um die Ziele und den Nutzen von SharePoint gehen.

 

Microsoft Content Management

In den letzten Jahren ist die Organisationen verschiedener Inhalte immer schwieriger geworden. Das liegt auch daran, dass die Inhaltquellen immer unterschiedlicher werden. Waren es früher nur Dokumente und E-Mails, kommen heutzutage noch unzählige andere Daten aus Videos, Websites, Sofortnachrichten und vielem anderen hinzu. Die Strukturierung dieser Daten ist oftmals ein großes Hindernis, welches das effektive Nutzen dieser Daten deutlich erschwert und somit die Produktivität des Unternehmens verringert.

Integrierte Funktionen wie die Workflows vereinfachen die Arbeit mit wiederkehrenden Prozessen deutlich und minimieren Arbeitszeit und Fehleranfälligkeit. Damit lassen sich diverse Genehmigungsvorgänge wie Urlaubsanträge, Spesenabrechnung, etc. ohne E-Mail-Verkehr lösen.

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Außerdem lassen sich endgültige Dokumente automatisch nach den gesetzlichen Bestimmungen und Unternehmensrichtlinien abspeichern. Überwachungsprotokolle geben zudem den Nachweis der ordnungsgemäßen Speicherung gegenüber externen Prüfern. Außerdem lassen sich bestimmte Datensätze mit einer Sperre belegen, welche sie vor dem löschen schützen.

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Dokumentenverwaltung

Mit strukturierten Inhalten innerhalb eines zentralen Dokumentenrepositories lässt sich durch die integrierte Suche und die Möglichkeit durch Dokumente zu navigieren viel Zeit sparen.  Außerdem lassen sich vertrauliche Informationen, mit der integrierten Rechteverwaltung, vor unbefugten Zugriff schützen. Zusätzlich können Sie mit DokumentenWorkflows den Werdegang des Dokuments beobachten und sich Warnmeldungen oder Aufgaben anzeigen lassen.

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Websiteverwaltung

Durch benutzerfreundliche Bereitstellungstools lassen sich Websiteinhalte einfach und schnell, von berechtigten Benutzern und  ohne Eingriff der IT-Abteilung, verfassen und veröffentlichen. Dabei wird ein einheitliches Erscheinungsbild beibehalten, welches von dem Unternehmen selbst erstellt und implementiert werden kann. Auch die Navigation muss nur einmal zentral erstellt werden.

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Formularverwaltung

Mit Workflows können Sie manuelle Prozesse automatisieren und so Ihre Geschäftsprozesse optimieren. Es besteht auch die Möglichkeit mit InfoPath eigene elektronische Formulare zu erstellen und diese einheitlich zu verteilen. Um die Dauer von Ausfallzeiten zu minimieren lassen sich Formulare außerdem parallel aktualisieren.

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