Wie vorhandene SharePoint-Listen durch einen promptbasierten Ansatz zu verständlichen Informations- und Steuerungsbereichen werden, mittels HTML Dashbords.
SharePoint-Listen sind in vielen Unternehmen die zentrale Datenbasis für Projekte, Aufgaben, Kunden oder Prozesse. Mit zunehmender Zahl von Spalten und Einträgen wird es jedoch schwieriger, Status, Auffälligkeiten und Handlungsbedarf auf einen Blick zu erkennen.
Was ist das Besondere an dieser Technik?
Die Besonderheit liegt weniger in einem einzelnen Diagramm als in der Art, wie die Lösung beschrieben wird: Anwender formulieren das gewünschte Ergebnis in natürlicher Sprache. Der Prompt wird zur Verbindung zwischen Fachanforderung, Datenstruktur und visueller Ausgabe.
· Bestehende SharePoint-Listen oder Excel-Dateien bilden den Ausgangspunkt.
· Die gewünschte Darstellung wird sprachlich beschrieben.
· Der Prompt kann schrittweise um Kennzahlen, Filter und Interaktionen erweitert werden.
· Das Ergebnis verbindet Übersicht und Zugriff auf die zugrunde liegenden Daten.
· Fachliche Logik, Berechtigungen und Aktualisierung müssen weiterhin geprüft werden.
| KERNIDEE Nicht die Oberfläche steht am Anfang, sondern die Frage, welche Entscheidung das Dashboard unterstützen soll. |
Transformationsmodell: Daten, Prompt und Ergebnis
Schritt 1: Die vorhandene SharePoint-Liste vorbereiten
Im ersten Schritt wird eine bestehende SharePoint-Liste als Datenbasis ausgewählt. Der Screenshot zeigt beispielhaft eine Projektliste mit Feldern wie Abteilung, Status und Budget. Diese Spalten können später als Grundlage für Kennzahlen, Filter oder Statusdarstellungen dienen.
Schritt 2: Das Dashboard per Prompt beschreiben
Anschließend wird die gewünschte Dashboard-Ausgabe in einem Satz beschrieben. Der Prompt übernimmt der Prompt die Rolle des „Zündschlüssels“: Aus der geöffneten Liste soll eine interaktive Darstellung entstehen.
Beispiel für einen Startprompt
Erstelle ein interaktives Dashboard für die geöffnete SharePoint-Projektliste.
Dieser Satz reicht als Ausgangspunkt, ist für eine produktive Lösung aber noch nicht präzise genug. Wichtig ist deshalb die anschließende Verfeinerung.
Schritt 3: Den Prompt verfeinern
Der größte fachliche Mehrwert entsteht, wenn der Prompt nicht nur „ein Dashboard“ verlangt, sondern die benötigten Informations- und Interaktionselemente konkret benennt.
Verfeinerung durch KPI-Karten, Filter, Statusfarben und Management-Zusammenfassung
Sinnvolle Prompt-Bausteine
· KPI-Karten für offene Projekte, Budget und Termintreue
· sortier- und filterbare Tabellen
· Diagramme nach Status, Bereich oder Zeitraum
· Farbcodes für klar definierte Statuswerte
· eine kurze, sachliche Management-Zusammenfassung
· Deep Links zu den zugrunde liegenden Listeneinträgen
· eine Regel, keine fehlenden Daten zu erfinden
| BEISPIELPROMPT Erstelle ein interaktives Dashboard für die geöffnete SharePoint-Projektliste. Zeige KPI-Karten für offene Projekte, Budget und Termintreue. Ergänze eine sortier- und filterbare Tabelle, Diagramme nach Status und Abteilung sowie eine kurze Management-Zusammenfassung. Verwende ausschließlich Werte aus der vorgesehenen Datenquelle und kennzeichne fehlende Werte. |
Schritt 4: Die Ausgabe in SharePoint bereitstellen
Das Ergebnis ist eine generierte HTML-Ausgabe zu einer modernen SharePoint-Seite. Dabei werden Codeübernahme, Webpart-Auswahl und Veröffentlichung in drei Schritten erledigt.
Praxistest
In meinem Beispiel habe ich sowohl anhand einer Liste auch auch anhand einer Excel-Datei dieses Feature getestet, vollkommen verblüfft vom Ergebnis, siehe Screenshot:
Das Dashboard ist nur auszugsweise zu sehen, da es deutlich größer im Original ist, inkl. weiterer Grafiken und Tabellen
| Ziel | Im Prompt konkretisieren |
| Daten filtern | Sortierbare und filterbare Tabellen anfordern. |
| Überblick geben | KPIs, Diagramme und Zusammenfassung definieren. |
| Aktion ermöglichen | Deep Links zur Quelle und zum Eintrag vorsehen. |
| Datenregel sichern | Werte aus der vorgesehenen Quelle verwenden und Lücken kennzeichnen. |
Fazit
SharePoint Copilot Dashboards zeigen einen promptbasierten Weg vom vorhandenen Datenbestand zu einer verständlichen Arbeits- und Steuerungsansicht. Das Besondere ist die Kombination aus natürlicher Sprache, vorhandener SharePoint-Datenbasis, visueller Verdichtung und direktem Rückbezug auf die Quelldaten.
Der Ansatz verkürzt die Strecke zwischen Fachanforderung und erstem Entwurf. Er ersetzt jedoch nicht die Definition von Kennzahlen, die Prüfung von Datenqualität, Berechtigungen, Integrationsweg und Betrieb. Genau diese Verbindung aus Geschwindigkeit und kontrollierter Prüfung macht die Technik für reale Unternehmensszenarien sehr interessant.
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