Ein häufiges Szenario spielt sich immer wieder ab. Jemand erstellt einen Flow in Power Automate, ist demnach automatisch der Besitzer des Flows, verlässt das Unternehmen, sein Konto wird gelöscht und was dann?
Um den Besitzer des Flow zu ändern, muss man wissen, dass dies nur dann möglich ist, ausgenommen per PowerShell, wenn der Flow Teil einer Lösung ist.
Auf dem Sreenshot ist zu sehen, dass der Benutzerwechel nicht möglich ist, da der Flow sich nicht in einer Lösung befindet, daher ist der ursprünglicher Besitzer nicht veränderbar.
Die Änderung des Besitzers ist nicht möglich.
Ob der primäre Besitzer eines Flows geändert werden kann, hängt davon ab, ob es sich um einen lösungsorientierten Flow handelt oder nicht.
Zuerst muss eine Lösung erstellt werden. Eine Lösung ist kurz erklärt ein Container mit dem sich Objekte wie (Flows oder auch Apps und mehr) über Umgebungen und Mandanten hinweg verpacken und transportieren lassen.
Es muss also zunächst eine neue Lösung her. In Power Automate kann diese Lösung direkt erstellt werden.
Lösungen -> „Neue Lösung“
Nachdem die Lösung erstellt wurde, ist es erforderlich den Flow in diese zu integrieren.
Da der in diesem Beispiel verwendete Flow bereits exsistierte, wird es per Klick auf „Vorhandene hinzufügen“ -> Automatisierung -> Cloud-Flow umgesetzt.
Wahlweise per Auswahl „Aus Dataverse“, wenn Premium Lizenzen vorliegen oder per Klick auf „Außerhalb von Dataverse“.
Nachdem der Flow dorthin gespeichet worden ist, sollte die Lösung mittels Klick auf „Alle Anpassungen veröffentlichen“ aktualisiert werden.
Sobald das umgesetzt worden ist, kann der Flow direkt in der Lösung geöffnet werden, um den Besitzer anzupassen bzw. zu ändern.
Unmittelbar danach ist der Flow in meinem Besitz.
Lösungsorientierte Flows
Bei lösungsorientierten (lösungsfähigen) Flows können Besitzerinnen – also auch Mitbesitzerinnen oder Administratoren den primären Besitzer direkt ändern.
Vorgehensweise:
- Melden Sie sich bei Power Automate an und navigieren Sie zur entsprechenden Lösung bzw. zu „Test für Flow“.
- Wählen Sie den betreffenden Flow aus und öffnen Sie die Detailansicht (über „Details in einem neuen Tab“).
- Klicken Sie auf „Bearbeiten“.
- Im Bereich „Besitzer“ entfernen Sie den bisherigen Besitzer und tragen stattdessen die E-Mail-Adresse des neuen Besitzers ein.
- Nach der Änderung wird der bisherige Besitzer als Mitbesitzer hinzugefügt, und der Flow wird unter der Lizenz und den Limitierungen des neuen Besitzers ausgeführt.
Diese Methode sichert die Geschäftskontinuität, da der Flow nahtlos weiterläuft, auch wenn der ursprüngliche Besitzer das Unternehmen verlassen hat.
Nachdem der Flow angepasst werden konnte, steht der Flow nun nicht mehr unter Freigegebene Flows sondern, als wäre er von vornherein von mir erstellt worden in meiner Flowübersicht.
Das einzige Merkmal was übrig bleibt, ist, dass in Power Automate der ursprüngliche User, den es vermeintlich nicht mehr gibt, weiterhin als Besitzer aufgelistet wird.
Dafür bin ich nun in der Lage den Flow zu bearbeiten, die Besitzerrechte anzupassen, da er sich in meinem Besitz befindet.