ChatGPT und Copilot für Microsoft 365 zu nutzen, um schneller oder z.T. besser und effektiver seine Arbeit zu erledigen ist sicher heute wie die wenigsten von uns Neuland. Dennoch muss ich Stand heute 18.09.2024 feststellen, dass sie Vorschläge und Lösungen leider nicht gänzlich meinen Anforderungen bzw. Vorstellungen entsprachen, obwohl sie durchaus ganz gut waren. Auszugsweise präsentiere ich die gewonnenen Erkentnisse.
Zum Fallbeispiel: Ich möchte eine App die Inhalte in ein PDF konvertiert. Die Leistung, die ich mit beiden Tools getestet habe, ist leider nur im Ansatz verwertbar.
Ausgangspunkt war folgender Prompt:
„Erstelle eine Schritt für Schritt Anleitung, wie ich in Power Apps mittels der Funktion PDF-Funktion die Inhalte aus einem Formular in eine PDF-Datei umwandeln kann und diese per Klick auf eine Schaltfläche als Email mit Anlage an den Benutzer der die App ausführt verschicken kann“
Ich habe, um kurz vorzugreifen auch andere Prompts ausprobiert, die ähnlich gewesen sind. Die beste Antwort lieferte mir ChatGPT und nicht Copilot aus Word heraus, wie nachfolgend abgekürzt auf das Wesentliche abgebildet:
Schritt 2: Hinzufügen einer Schaltfläche
1. Fügen Sie eine Schaltfläche zu Ihrer Leinwand hinzu, indem Sie auf „Einfügen“ und dann auf „Button“ klicken.
2. Benennen Sie die Schaltfläche um, z.B. in „PDF erstellen und senden“.
Schritt 3: Erstellen der PDF-Datei
1. Wählen Sie die Schaltfläche aus und fügen Sie den folgenden Code in die Eigenschaft „OnSelect“ ein:
Set(pfdContent, PDF(FillForm));
Dieser Code erstellt eine PDF-Datei aus dem Formularinhalt und speichert sie in einer Variablen namens `pdfContent`.
Schritt 4: Erstellen eines Power Automate-Flows
1. Öffnen Sie Power Automate und erstellen Sie einen neuen Flow.
2. Wählen Sie die Triggeraktion „Manuell auslösbar“.
3. Fügen Sie eine neue Aktion hinzu und wählen Sie „HTML in PDF konvertieren“.
4. Verwenden Sie den Inhalt der Variablen `pdfContent` als Eingabe für die PDF-Erstellung.
5. Fügen Sie eine weitere Aktion hinzu und wählen Sie „E-Mail senden“.
6. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein und fügen Sie die generierte PDF-Datei als Anlage hinzu.
Die Verwendung des gleichen Prompts mit ChatGPT war jedoch sogar etwas besser, meinem Empfinden nach:
Auszugsweise lautete die Antwort so:
Erklärung:
User().Email: Sendet die E-Mail an die E-Mail-Adresse des Benutzers, der die App ausführt.
PDFContent: Dies ist der PDF-Inhalt, den wir im vorherigen Schritt erzeugt haben.
Der Anhang wird als Tabelle mit den Feldern Name (Dateiname) und ContentBytes (PDF-Inhalt) definiert.
ChatGPT liefert Screenshots mit kopierbarem Inhalt und gute Erklärung dazu.
PDF erstellen – meine Version
In einer App die z.B. mit einer SharePoint-Liste verknüpft ist, die automatisch aus SharePoint heraus erstellt worden ist, habe ich kleine Anpassungen vorgenommen.
Einstellung aktivieren:
In Power Apps Studio -> Einstellungen -> Updates -> „Experimentell“ -> „PDF-Funktion“ einschalten.
Danach habe ich eine „Schaltfläche“ auf dem Bildschirm „DetailsScreen“ unten erstellt.
Dieser wurde folgende Syntax Formel für die Eigenschaft „Onselect“ hinzugefügt
Damit wird der Inhalt des Formulars der App via PDF-Funktion in eine PDF-Datei konvertiert und per Mail dem User, der die App ausführt, als Anlage zugestellt. Mehr ist das im Grunde nicht.
Fazit: Es ist mit der KI schon ganz gut gelungen!
Sehr wichtig ist, sich mit der ersten Antwort nicht sofort zu begnügen und es durch Anpassungen des Prompts zu optimieren, um ggf. bessere Ergebnisse zu erzielen.
Eigentlich hatte ich mir gewünscht, dass sowohl ChatGPT als auch Copilot das Ziel für mich etwas optimaler erreichen könnten. Copilot hat die Aufgabe etwas schlechter gelöst als ChatGPT. Bei ChatGPT waren nur wenige Anpassungen erforderlich. Copilot wich bei mehreren Versuchen nicht davon ab, einen Power Automate Flow zu erstellen, obwohl das in meinem Prompt nicht vorkam als Anweisung!
Die KI ist dennoch sehr häufig eine immense Hilfe, statt bei 0 anzufangen. Ich frage nahe zu täglich Copilot oder ChatGPT oder eben beide nach Hilfe bzw. Zuarbeit.