Ein Praxisbericht über die Nutzung des Neuen GPT Modells Astra 6 (Mittel)
Ich wollte sehen, wie weit sich eine typische Büroaufgabe heute an KI delegieren lässt. Mein Test: Eine Excel-Datei mit 200 Schulungsbuchungen liegt auf SharePoint. Daraus soll eine Managementübersicht mit Kennzahlen, auffälligen Bewertungen, Kundenentwicklungen und drei Diagrammen entstehen. Das Ergebnis hat mich begeistert: Am Ende lag eine bearbeitete und gegen die Quelldaten geprüfte Arbeitsmappe vor.
Besonders spannend war für mich das Zusammenspiel. Astra steuerte den Arbeitsablauf über den Browser, öffnete SharePoint und Excel und beauftragte Microsoft 365 Copilot innerhalb der Arbeitsmappe. Anschließend wurden die Ergebnisse unabhängig nachgerechnet und erforderliche Korrekturen wieder in Excel umgesetzt.
Der Auftrag
Öffne die Schulungsbuchungen in Excel. Erstelle in einer Kopie ein Blatt „Managementübersicht“. Berechne Umsatz, Kosten, Deckungsbeitrag, durchschnittliche Teilnehmerzahl und Bewertung. Identifiziere die fünf umsatzstärksten Seminare, Bewertungen unter 4,0 und Kunden mit rückläufigen Buchungen. Ergänze drei Diagramme und prüfe die Zahlen gegen die Quelle.
Die Ausgangsdatei enthielt vollständig synthetische Demonstrationsdaten: Kunde, Seminar, Trainer, Umsatz, Kosten, Teilnehmerzahl, Bewertungsnote, Status und Datum. Damit ließ sich der Ablauf an einem realistischen Schulungsszenario zeigen.
1 SharePoint öffnen und den Zugang herstellen
Astra öffnete die angegebene Dokumentbibliothek. Für den Zugang war eine Microsoft-Anmeldung erforderlich. Nach meiner Anmeldung konnte die Arbeit im Browser weitergehen. Der Zugriff erfolgte über mein angemeldetes Konto.
2 Die passende Datei finden und in Excel öffnen
In der Bibliothek hieß die Datei „Beispieldaten_Schulungsbuchungen_200.xlsx“. Astra erkannte die passende Datei und öffnete sie in Excel für das Web. So begann die Bearbeitung direkt in der Microsoft-365-Umgebung.
3 Eine eigene Arbeitskopie anlegen
Über die Excel-Funktion zum Erstellen einer Onlinekopie entstand „Beispieldaten_Schulungsbuchungen_Management_0909.xlsx“. Auch eine technische Hürde bei der Texteingabe wurde gelöst: Der neue Dateiname ließ sich über die Zwischenablage zuverlässig eintragen.
Wie aus dem Auftrag eine Auswertung wurde
4 Microsoft 365 Copilot in Excel beauftragen
Astra öffnete Copilot in der Arbeitskopie und übergab einen konkreten Bearbeitungsauftrag. Dazu gehörten nachvollziehbare Excel-Formeln, die Behandlung leerer Bewertungen, ein dokumentierter Zeitraumvergleich und drei native Excel-Diagramme. Copilot legte daraufhin das neue Arbeitsblatt an und baute die Auswertung auf.
5 Die Quelldaten unabhängig nachrechnen
Parallel zur Bearbeitung wurde die Originaldatei heruntergeladen und separat ausgewertet. Diese Gegenrechnung lieferte Kontrollwerte für die Kennzahlen, die Umsatzrangfolge, die Bewertungen und die Kundenbuchungen. Dadurch ließ sich das Copilot-Ergebnis anhand der tatsächlichen 200 Datensätze prüfen.
6 Eine fachlich relevante Abweichung korrigieren
Der erste Entwurf berücksichtigte bei den Hauptkennzahlen nur den Status „Durchgeführt“. Für meine gewünschte Gesamtsicht sollten jedoch alle Statuswerte einfließen. Astra erkannte die Abweichung und ließ sowohl die Kennzahlen als auch die Top-5-Rangfolge korrigieren. Abgeschnittene Seminarnamen wurden ebenfalls behoben.
Genau dieser Schritt war für mich entscheidend: Eine überzeugend aussehende Tabelle allein reicht nicht. Die Berechnungsbasis muss zur Frage passen.
Abbildung 1 Die fertige Managementübersicht in Excel mit Gesamtsicht und Top-5-Seminarumsatz. Screenshot aus dem Praxistest.
Auch die Details wurden geprüft
7 Auffällige Bewertungen sauber unterscheiden
Kein Seminartyp lag im Durchschnitt unter 4,0. Trotzdem gab es 20 einzelne Schulungsbuchungen mit einer schlechteren Bewertung. Die fertige Übersicht zeigt deshalb sowohl die Durchschnittsbewertungen der Seminare als auch die betroffenen Einzelbuchungen mit Kunde, Seminar, Datum und Note. Leere Bewertungen gehen nicht als Null in den Durchschnitt ein.
8 Kundenbuchungen vergleichen und Diagramme fertigstellen
Für die Kundenentwicklung wurden Q2 und Q3 2026 verglichen. Sechs Kunden hatten im dritten Quartal weniger Buchungen. Weil die Datei auch zukünftige und geplante Veranstaltungen enthält, ist die Auswertung ausdrücklich als Buchungs- und Planvergleich gekennzeichnet. Sie behauptet keinen abgeschlossenen Ist-Trend.
Eine von Excel abgelehnte dynamische Formel wurde durch eine Hilfsberechnung mit anschließendem Verweis auf die Ergebnisse ersetzt. Die fertigen Diagramme zeigen den Top-5-Gesamtumsatz, Seminarbewertungen mit der Schwelle 4,0 und den Kundenvergleich zwischen den Quartalen.
9 Die gespeicherte Datei kontrollieren
Zum Abschluss wurde die bearbeitete Datei erneut heruntergeladen. Die Prüfung bestätigte die fünf Kennzahlen, die 20 Einzelbewertungen, die sechs Kundenrückgänge und genau drei native Diagramme. In den gespeicherten Tabellen wurden keine Excel-Fehlerwerte gefunden. Der Vergleich bestätigte außerdem, dass die Quelldaten unverändert geblieben waren.
Abbildung: Seminarbewertungen und die sechs Kunden mit weniger Buchungen in Q3 als in Q2. Screenshot aus dem Praxistest.
Das Ergebnis meines Praxistests
Die Managementübersicht liefert folgende Kennzahlen über alle 200 Buchungen und sämtliche Statuswerte:
| Kennzahl | Ergebnis |
| Gesamtumsatz | 616.700 € |
| Gesamtkosten | 340.825 € |
| Deckungsbeitrag | 275.875 € |
| Durchschnittliche Teilnehmerzahl | 12,09 |
| Durchschnittliche Bewertung | 4,33 aus 116 Noten |
Umsatzstärkstes Seminar war „Power Apps Canvas Apps“ mit 57.050 €. Den größten absoluten Rückgang im Quartalsvergleich zeigte Lucerne Publishing GmbH mit sieben Buchungen in Q2 und zwei in Q3.
Eine Management Auswertung in Excel wurde ebenfalls sehr gut umgesetzt erstellt.
Was mich an der Arbeit mit Astra begeistert und überzeugt hat
Ich konnte ein fachliches Ziel beschreiben und beobachten, wie daraus eine bearbeitete Datei entstand. Astra hielt den Auftrag über mehrere Anwendungen und Bearbeitungsschritte hinweg zusammen. Microsoft 365 Copilot übernahm dabei die Bearbeitung innerhalb von Excel. Die unabhängige Gegenprüfung sorgte dafür, dass fachliche Abweichungen sichtbar wurden und korrigiert werden konnten.
Der Ablauf verlief ohne Reibung: Anmeldung, Verarbeitung, Vorschau funktionierte einwandfrei.Lediglich der Verbrauch des Kontingents war überraschend, ich wurde gebremst, da das Kontigent aufgebraucht wurde und musste 5 Stunden später meine Arbeit fortsetzen.
Das Gleiche Ergebnis und den Verlauf versuchte ich mit der Copilot Nutzung mittels eines Agents und Computer Use. Hierzu muss ich jedoch sagen, dass das erheblich lange gedauert hat und die Ergebnisse waren leider nicht im Ansatz vergleichbar mit Astra. Copilot hat nur einen Bruchteil geschafft, die integrierte Copilot Nutzung in Excel hat gar nicht stattgefunden.
Für meine Arbeit eröffnet das ein greifbares Demonstrationsszenario: einen vollständigen Arbeitsauftrag zeigen, das Zusammenspiel der Werkzeuge erklären und anschließend die Qualität der Ergebnisse gemeinsam bewerten. Dieser konkrete Test hat mich von der Arbeit mit Astra begeistert.
Mehr zu diesem Thema in unserem Kurs:
Copilot M365 AI Training | Cowork, Agents, Notebooks, GPT und Claude