Erste Schritte mit SharePoint-Agents
Täglich werden in Microsoft 365 rund 2 Milliarden Dokumente hochgeladen. Angesichts dieser schnell wachsenden Menge an Inhalten benötigen Sie eine effiziente und präzise Methode, um genau die Informationen zu finden, die Sie suchen. Microsoft SharePoint ist dabei weit mehr als nur eine sichere und leistungsfähige Plattform zum Speichern, Organisieren und Freigeben von Dokumenten. Mit KI-gestützten SharePoint-Agents lassen sich Workflows optimieren und die Zusammenarbeit fördern – genau auf die Anforderungen Ihres Teams oder Ihrer gesamten Organisation zugeschnitten.
SharePoint-Agents im Überblick
SharePoint-Agents können Fragen zu allen Inhalten beantworten, auf die die Fragenden entsprechende Berechtigungen haben – sei es auf einer SharePoint-Website oder in einer Dokumentbibliothek. Wenn Sie Bearbeitungsberechtigungen für eine Website besitzen, haben Sie zudem die Möglichkeit, solche Agents selbst zu erstellen und mit Ihrem Team zu teilen.
Beispiel
Ein Vertriebsleiter bei Neu AG möchte mehr über bestimmte Produktvorschläge und Leistungsübersichten erfahren, die in der Marketing-Team-Website gespeichert sind. Statt lange in Dokumentbibliotheken zu suchen, kann er mit einem SharePoint-Agent chatten und beispielsweise ganz konkret nach einem „Pitch“ für eine neue Digitalkamera fragen. Dadurch erhält er schnell relevante Informationen für seine nächste Kundenpräsentation.
Der „ready-made-agent“ (vorgefertigter Agent): Sofort startklar
Jede SharePoint-Website ist standardmäßig mit einem vorkonfigurierten Agent ausgestattet. Dieser ist so eingerichtet, dass er automatisch auf den Inhalt der jeweiligen Website zugreifen kann. Besucher der Website können mit diesem Agent chatten, um Fragen zum Inhalt zu stellen, Zusammenfassungen von Dokumenten anzufordern oder bestimmte Details genauer zu untersuchen.
Wenn das Ergebnis des vorkonfigurierten Agents nicht ausreicht, können Nutzer mit Bearbeitungsberechtigungen selbst neue Agents anlegen. Diese lassen sich genau an die eigenen Anforderungen anpassen, indem man den Inhaltsbereich, die Identität und das gewünschte Verhalten definiert. So kann der Vertriebsleiter von Neu AG zum Beispiel zusätzlich Inhalte aus der Research & Development-Website einbeziehen, um Vergleichsinformationen zu verschiedenen Produkten abzurufen oder spezielle Forschungsergebnisse in sein Pitch-Skript aufzunehmen.
Voraussetzungen für die Nutzung von SharePoint-Agents
- M365 Copilot-Lizenz: Wenn Sie eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz besitzen, können Sie SharePoint-Agents ohne zusätzliche Kosten erstellen und verwenden.
- Nutzungsbasierte Bezahlung (Pay-per-use): Liegt keine M365 Copilot-Lizenz vor, kann der Dienst für SharePoint-Agents dennoch aktiviert sein, sodass Sie diese nach dem Prinzip der nutzungsbasierten Bezahlung erstellen und einsetzen können.
Nutzungsbasierte Bezahung erfordert zwei weitere Schritte:
· Azure-Abonnement (für nutzungsbasierte Bezahlung)
· Azure-Ressourcengruppe für SharePoint-Agents
Wie setzen sich die Kosten zusammen?
Laut Micrososft wird die Anzahl der verwendeten Nachrichten gezählt und abgerechnet. Es sind 0,01 $/Nachricht. Klingt erstmal überschaubar. Microsoft verweist als Hinweis darauf:
Somit ist es interessant und etwas waghalsig zugleich, da die Kosten recht schnell sich entsprechend summieren und zu einer Kostenfalle führen könnten!
Link zu den Preisen:
Microsoft 365– Preise für nutzungsbasierte Bezahlung - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn
Interaktion mit SharePoint-Agents
Sobald Sie eine SharePoint-Website oder eine Dokumentbibliothek besuchen, können Sie direkt mit dem Agent kommunizieren. Fragen Sie den Agent beispielsweise, ob er bestimmte Dokumente zusammenfassen oder Ihnen einen Überblick über den Inhalt einer Seite geben kann. Je nach Wissensquellen des Agents können Sie auch tiefergehende Fragen zu Themen, Aufgaben, Projekten und Teams stellen, um passgenaue Informationen zu erhalten.
Eigene Agents erstellen und bearbeiten
Mit Websitebearbeitungsberechtigungen haben Sie die Möglichkeit, Agents anzupassen oder ganz neu zu erstellen. Dabei können Sie:
1. Branding und Zweck definieren: Legen Sie fest, wie sich Ihr Agent präsentieren und anfühlen soll.
2. Informationsquellen auswählen: Geben Sie an, welche Websites, Seiten und Dateien der Agent berücksichtigen soll.
3. Individuelle Eingabeaufforderungen festlegen: Gestalten Sie die Interaktion mit dem Agent so, dass sie optimal auf die Aufgaben, Ziele und den Umfang Ihres Projekts zugeschnitten ist.
Hinweis: Der vorgefertigte Agent, der von Beginn an auf einer Website zur Verfügung steht, kann nicht bearbeitet werden. Sie können jedoch Ihren selbst erstellten Agent jederzeit verändern.
Freigabe von Agents
Wenn Sie einen Agent für andere Personen bereitstellen möchten, finden Sie diesen in Ihrer Liste mit Copilot-Agents. Über das Drei-Punkte-Menü („…“) können Sie auf Freigeben klicken und einen Link zum Agent kopieren. Verteilen Sie diesen Link wie gewohnt an Ihre Kolleginnen und Kollegen, damit sie den Agent ebenfalls nutzen können.
Wichtig: Nur selbst erstellte Agents lassen sich freigeben. Der vorgefertigte Agent einer Website steht ausschließlich dort zur Verfügung und kann nicht geteilt werden.
Abschließend mein vorgenommener Test
Nachdem ich ein Dokument erstellt und auf dem SharePoint hochgeladen habe, testete ich den zuvor erstellten Agent, siehe Screenshots:
Ich stellte dem Agent einige Fragen:
Frage: Wann soll das Projekt beginnen udn enden? (Trotz Rechtschreibfehler kein Problem)
Frage: Wer ist Projektleiter und wer ist für Controlling zuständig?
Mein Wunsch: Ich hoffe, dass es auch in Zukunft möglich sein wird, dem Agent Fragen stellen zu können hinsichtlich der Inhalte in Listen. Das ist Stand „Jetzt“ (19.02.2025) nicht möglich!
Fazit: Ein klasse Feature und schnell einzurichten! Durch die Freigabe, super auch mit anderen gemeinsam verwendbar.
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