In diesem Beitrag zeige ich einen Power-Automate-Flow, der eingehende Outlook-E-Mails automatisiert in ein sauberes PDF-Dokument umwandelt und ablegt.
Der Flow ist bewusst einfach gehalten, nachvollziehbar aufgebaut und gut erweiterbar.
Anlass des Flows war der Umstand, dass eine TN in meinem Kurs dies umsetzen wollte, und das Ziel aber ohne Premium-Dienste umsetzbar sein sollte.
Ziel des Flows
- Eingehende E-Mails aus einem bestimmten Outlook-Ordner erfassen
- Relevante Metadaten (Absender, Empfänger, Betreff, Empfangszeit) extrahieren
- E-Mail-Inhalt strukturiert als HTML aufbereiten
- HTML in ein PDF konvertieren
- Temporäre Dateien sauber aufräumen
1. Trigger: Eingang einer neuen E-Mail
Der Flow startet mit dem Outlook-Trigger:
„Bei Eingang einer neuen E-Mail (V3)“
Wesentliche Einstellungen:
- Ordner: Test
- Anhänge einschließen: Nein
- Nur mit Anlagen: Nein
- Wichtigkeit: Beliebig
➡️ Der Flow reagiert ausschließlich auf neue E-Mails in diesem Ordner.
Das ist bewusst gewählt, um produktive Postfächer nicht unnötig zu belasten.
2. Extrahieren der E-Mail-Daten (Compose-Aktionen)
Direkt nach dem Trigger folgen mehrere „Verfassen“-Aktionen (Compose):
- Verfassen Von → Absender der Mail
- Verfassen An → Empfänger
- Verfassen Betreff → Betreffzeile
- Verfassen Empfangen → Empfangszeitpunkt
- Verfassen Nachricht → Inhalt der E-Mail
Warum so viele Compose-Schritte?
- Saubere Trennung der Werte
- Bessere Lesbarkeit im Flow
- Einfachere Wiederverwendung im HTML
- Debugging wird deutlich einfacher
Kurz gesagt: technisch nicht zwingend nötig, aber deutlich wartbarer.
3. Aufbau des HTML-Dokuments
Im nächsten Schritt wird der eigentliche HTML-Inhalt erzeugt.
Der HTML-Body enthält:
- Überschrift „Outlook-Mail“
- Metadaten (Von, An, Betreff, Empfangen)
- Trennlinie
- Original-Mailinhalt
Die Darstellung ist bewusst schlicht:
- Standard-Schrift (Segoe UI / Arial)
- Klare Struktur
- Keine externen Styles oder Abhängigkeiten
➡️ Ergebnis: ein HTML-Dokument, das sowohl lesbar als auch PDF-tauglich ist.
4. HTML-Datei erstellen
Nun wird das HTML physisch gespeichert:
Aktion: „Datei erstellen (HTML)“
- Dateiname: mail_<Zeitstempel>.html
- Inhalt: zuvor erzeugtes HTML
- Ablage: Root-Verzeichnis (oder beliebig anpassbar)
Der Zeitstempel im Dateinamen verhindert Überschreibungen und sorgt für eindeutige Dateien.
Function: formatDateTime(utcNow(),'yyyyMMdd-HHmmss')
5. HTML → PDF konvertieren
Anschließend erfolgt die Konvertierung:
Aktion: „Datei konvertieren“
- Quelle: die gerade erzeugte HTML-Datei
- Zieltyp: PDF
Power Automate nutzt hier intern den Microsoft-Konvertierungsdienst.
Das funktioniert zuverlässig, solange das HTML sauber und simpel bleibt – genau deshalb kein überladenes Layout.
6. PDF-Datei final speichern
Das erzeugte PDF wird anschließend gespeichert:
Aktion: „Neue Datei erstellen als PDF“
- Dateiname: aus der Konvertierung übernommen
- Inhalt: PDF-Output
Ab diesem Punkt liegt die E-Mail revisionssicher als PDF vor.
7. Aufräumen: HTML-Datei löschen
Zum Abschluss wird die temporäre HTML-Datei entfernt:
Aktion: „Zuvor erstellte Datei HTML löschen“
➡️ Sauberer Flow, keine unnötigen Artefakte im Speicher, kein Datenmüll.
Die fertige Mail wird dann wie folgt zurückgegeben:
Ergebnis
- Jede relevante Outlook-Mail wird automatisch:
- strukturiert erfasst
- in ein PDF überführt
- nachvollziehbar archiviert
- Keine manuellen Schritte
- Keine Copy-&-Paste-Arbeit
- Kein Chaos im Dateisystem
Typische Einsatzszenarien
- Projektkommunikation dokumentieren
- Vertrags- oder Kundenmails archivieren
- Nachweispflichten erfüllen
- Vorbereitung für DMS- oder SharePoint-Archivierung
Erweiterungsmöglichkeiten (realistisch & sinnvoll)
- Ablage in SharePoint nach Absender oder Projekt
- Automatische Benennung nach Betreff
- Hinzufügen von Anhängen ins PDF
- Metadaten als SharePoint-Spalten schreiben
- Filter auf Absender oder Betreff
Praxisnahe Ergänzungen
Wer das Thema strukturiert weiterdenken, praxisnah einordnen oder ähnliche Themen vertiefen möchte, findet in folgenden Trainings passende Anknüpfungspunkte: