Prompts in Teams: Ein umfassender Überblick
Die Bedeutung und Unterschiede der Nutzung mit und ohne Copilot Lizenz
Microsoft Teams hat sich als unverzichtbares Werkzeug für die Zusammenarbeit und Kommunikation in modernen Arbeitsumgebungen etabliert. Eine der neuen Funktionen, die Teams noch leistungsfähiger machen, ist die Einführung von Prompts. Prompts sind intelligente Eingabeaufforderungen, die Benutzern dabei helfen, effizienter und zielgerichteter zu arbeiten. In diesem Blog geht es um die Unterschiede zwischen der Nutzung mit und ohne Copilot Lizenz.
Was sind Prompts in Teams?
Prompts in Teams sind vordefinierte Eingabeaufforderungen, die Benutzer*innen dabei unterstützen, schneller auf Informationen zuzugreifen, Aufgaben zu erledigen und produktive Diskussionen zu führen. Diese Funktion zielt darauf ab, die Benutzererfahrung zu verbessern, indem sie kontextbezogene Vorschläge und Anleitungen bietet.
Die Vorteile von Prompts
Die Verwendung von Prompts in Teams bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
· Effizienzsteigerung: Prompts helfen Nutzern dabei, schneller relevante Informationen zu finden und Aufgaben zu erledigen.
· Verbesserte Kommunikation: Durch gezielte Vorschläge und Antworten wird die Zusammenarbeit im Team optimiert.
· Erhöhte Produktivität: Prompts sorgen dafür, dass Benutzer sich auf die wesentlichen Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren können.
Unterschiede zwischen der Nutzung mit und ohne Copilot Lizenz
Ein entscheidender Faktor für die Leistungsfähigkeit von Prompts in Teams ist die Copilot Lizenz. Diese Lizenz erweitert die Funktionalität von Prompts erheblich und bietet zusätzliche Vorteile:
Nutzung ohne Copilot Lizenz
· Grundlegende Prompts: Benutzer haben Zugang zu den grundlegenden vordefinierten Eingabeaufforderungen.
· Manuelle Einstellungen: Prompts müssen manuell konfiguriert und angepasst werden, was mehr Aufwand erfordert.
· Begrenzte Automatisierung: Die Automatisierung von Aufgaben und Prozessen ist eingeschränkt, da keine erweiterten KI-Funktionen verfügbar sind.
Nutzung mit Copilot Lizenz
· Erweiterte Prompts: Benutzer erhalten Zugang zu erweiterten und kontextsensitiven Eingabeaufforderungen, die durch KI unterstützt werden.
· Automatische Anpassungen: Prompts werden automatisch an die Bedürfnisse und den Kontext der Benutzer angepasst, was die Effizienz steigert.
· Erhöhte Automatisierung: Mit der Copilot Lizenz können zahlreiche Aufgaben und Prozesse automatisiert werden, wodurch die Produktivität erheblich verbessert wird.
· Intelligente Vorschläge: Die KI-basierten Vorschläge und Leitfäden sind genauer und relevanter, was die Zusammenarbeit im Team optimiert.
Sobald man der App in Teams über „…“ nach „Prompts“ in der Menüleiste sucht und diese integrieren möchte, erhält der Benutzer folgende Rückmeldung:
Praxistest
Ich habe beide Varianten getestet. Sobald der Klick auf „Im Web testen erfolgt“ geht’s weiter. Wenn das Gleiche vorgenommen wird über ein Konto mit einer Microsoft Copilot -Lizenz passiert jedoch ebenso das Gleiche! Es fehlt lediglich die obere Leiste, siehe Screenshot:
Ohne Copilot Lizenz:
Mit einer Copilot Lizenz:
Schauen wir uns das Dialogfenster genauer an. Hier gibt es eine Zusammenfassung von verschiedenen Prompts. Also eigentlich nichts Neues, das gibt es bei Microsoft schon länger, es ist nun in Teams integriert.
Zusätzlich erscheint die Information unten: Helfen Sie Ihrem Team, mithilfe der Prompts, die Sie nützlich finden, bessere Ergebnisse zu erzielen. Zeigen Sie einfach auf einen Prompt, und wählen Sie Mit dem Team teilen aus.
Diese abgebildete Info“ Mit dem Team teilen“ konnte ich nirgends finden!
Neben der Registerkarte mit den „Microsoft Prompts“, erscheinen „Ihre Prompts“ sowie „Teamprompts“.
Darunter lassen sich durch gezielte Filter-Einschränkungen vornehmen.
In der oberen Leiste sind ebenso Produkte auswählbar, diese navigieren jedoch direkt zu weiteren Websites von Microsoft.
Unter der Registerkarte „Erste Schritte“ tauchen weitere Auswahloptionen auf wie „Für Privatbenutzer“ und weitere, alles Verlinkungen zu weiteren Websites.
Kurz gesagt, hier werden die Prompts angezeigt, gefiltert usw. die es bereits gibt.
Wenn es darum geht, eigene Prompts zu erstellen und mit dem Team zu teilen, gilt offenbar folgendes Vorgehen:
Schritt 1: Copilot aufrufen in Teams links im Menü.
Einen Prompts schreiben oder einen Prompt von Copilot generieren lassen und bei Bedarf anpassen und Ausführen.
Schritt 2: Unter der Antwort ist das „Teilen-Symbol“ zu sehen
Daraufhin erscheint oben im Fenster ein kleines Dialogfenster:
Per Klick auf „Zugriff verwalten“ erscheint ein weiteres Fenster „Geteilte Prompts verwalten“
Damit lässt sich nichts weiter tun, als rechts auf das Symbol zu klicken, um nicht mehr zu teilen!
Nun dachte ich, der Prompt wird mir selbst und ggf. weiteren Usern angezeigt, aber das Feature ist recht neu, sodass ich meinen gespeicherten Prompt nirgendwo sehe, zumindest zum jetzigen Zeitpunkt!
Das Einzige was heute schon funktioniert ist einen Prompt von Microsoft zu öffnen, indem dieser angeklickt wird und dann dort auf das Lesezeichen klicken, um diesen zu speichern.
Dann ist der Prompt anschließend tatsächlich in der Kategorie „Ihre Prompts“ zu sehen.
Danach lässt sich dieser per Auswahl teilen, siehe Screenshot
Ich habe jedoch keinen eigenen Prompt verwendet sondern einen von Microsoft geteilt.
Fazit
Prompts in Teams stellen ein leistungsfähiges Werkzeug dar, das die Effizienz und Produktivität in der modernen Arbeitswelt steigert. Die Unterschiede zwischen der Nutzung mit und ohne Copilot Lizenz sind erheblich und zeigen, wie wichtig die Integration von KI für die Optimierung der Arbeitsprozesse ist. Durch den Einsatz von Prompts mit Copilot Lizenz können Teams ihre Zusammenarbeit und Kommunikation auf ein neues Niveau heben und so ihre Ziele schneller und effektiver erreichen.
Leider ist die Nutzung starkt eingeschränkt auf Microsofts Prompts, momentan nur in der Theorie meine eigenen Prompts verwendbar, in der Praxis scheint es noch nicht zu funktionieren, was sich sicher aber bald ändern wird.
Praxisnahe Ergänzungen
Wer das Thema strukturiert weiterdenken, praxisnah einordnen oder ähnliche Themen vertiefen möchte, findet in folgenden Trainings passende Anknüpfungspunkte: