Power BI – Einsatz dynamischer Filter für Dashboards und Reports

In diesem Blog beschreibe ich den Einsatz eines dynamischen Filters, der uns in die Lage versetzt, über ein Link zu einem gezielt für einen Benutzer angepassten gefilterten Bereich zu gelangen, ohne dies manuell einstellen zu müssen, kurzum: der Benutzer sieht nur die Zahlen, Daten, Fakten, die er sehen soll oder darf.

Die Ausgangslage stellen einige einfach aufgebaute Tabellen, um dies umzusetzen. In der nachfolgenden Tabelle befinden sich lediglich einige Namen und Umsatz.

Die Tabelle mit dem Benutzer und der Umsatz im Säulendiagramm sind sehr einfach aufgebaut, so dass ich hier nicht näher darauf eingehe wie diese erstellt worden sind.

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Anhand dieser Tabelle wird später der Umsatz beispielhaft für den User Admin gefiltert. Um dies grafisch zu untermalen, steht daneben ein einfaches Säulendiagramm.

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In dem Bericht ist zunächst zu sehen, dass die Umsatzzahlen der oberen Tabelle ungefiltert angezeigt werden.

Nun gehen wir auf die hier verwendeten Felder und Filter inkl. Links und Funktionen.

Die wichtigsten Formeln und Einstellungen:

  • Die Anzeige UserN = USERNAME(), in Form einer Visualisierung „Karte
  • Der Umsatz (Karte) ist die Anzeige der Spalte Umsatz als Summe.
  • Die Anzeige des Benutzers (Admin) ist eine Spalte mit dem Namen Benutzer in der in Form der Visualisierung „Karte“, dort steht der bloße Name drin.

Dieser Wert wird nicht in einer der Tabellen angezeigt, muss aber existieren, da die Filterung leider nicht als dynamischer Verweis mit dem ausgelesenen Usernamen als Funktion für die Filterung funktioniert! Dieser dient hier lediglich dazu, um zu zeigen, dass die Filterung sich auf den ausgewählten User bezieht.

  • Tabelle mit den Spalten RepBen und Userlogin:

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Als Text dargestellt ist das der folgende Inhalt:

"https://app.powerbi.com/groups/me/reports/7a461d85-f5f3-4a9c-a791-3868db2a07e6/ReportSection1?filter=UmsatzUser/Benutzer eq '"&Tabelle1[Userlogin]&"'"

Das ist das wesentliche Kernstück für die Filterung.

Das Geheimnis dieses Schlüsselfelds ist der hier eingesetzte Filter, der dynamisch gebaut wird.

Zur Erläuterung des Filters

Damit die Filterung funktioniert, benötigt man den kopierten Link zu dem eigentlichen Bericht, z.B.:

"https://app.powerbi.com/groups/me/reports/7a461d85-f5f3-4a9c-a791-3868db2a07e6/ReportSection1

Damit das Ganze dynamisch reagiert, wird nach dem Schema der folgenden Abbildung für die Filterung verfahren:

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?filter=UmsatzUser/Benutzer eq '"&Tabelle1[Userlogin]&"'"

In meinem Fall habe ich eine Verknüpfung zu der Tabelle1 mit dem Feldnamen Userlogin vorgenommen.

Hinweis: sehr wichtig ist, hier zunächst Hochkommata einzufügen, gefolgt von Anführungszeichen damit das funktioniert. Die Hochkommata habe ich rot markiert. Alles Weitere sind Anführungszeichen.

Damit ist der Bericht dynamisch, je nachdem wie der Link zum Bericht aufgebaut wird, demnach sieht der MA der auf den Link zum Bericht klickt nur noch seine Zahlen.

Das Symbol habe ich aus der URL zum Bericht entsprechend formatiert:

Format -> Werte -> URL-Symbol -> Ein

Der Link lässt sich hervorragend in einen andren Bericht oder auf einen Dashboard platzieren, um direkt zum dem gefilterten Zahlen zu gelangen.

Im nachfolgenden Bericht ist die Filterung erfolgt, und nun werden die Umsatzzahlen für Admin angezeigt.

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