Word Tipp – Spezial Serienbriefe

Wenn in Word Serienbriefe erstellt werden, entsteht schnell ein Problem. Das Problem liegt dann vor, wenn die Daten vielseitig sind. Eine spezielle Vorgehensweise beim Aufbau des Briefs erlaubt es dynamisch Fallbezogen die richtigen Daten wie z.B. eine angepasste Anrede oder Grußzeile zu erstellen.

Der Ausgangspunkt sieht wie folgt aus. In der untenstehenden exemplarischen Tabelle sind unterschiedliche Fälle zusammengeführt, d.h. je nach Datensatz soll eine allgemeine Anrede oder eine persönliche Anrede z.T. mit und ohne Titel wie „Prof“, „Dr“.

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Leider bietet MS Word hierfür keine direkte Lösung solcher Fälle an, indem dafür eine fertige Funktion angeboten wird.

In diesem Beitrag stelle ich eine Lösung solcher Herausforderungen dar.

Sie erstellen zunächst das Schreiben. Nun werden der Adresskopf und die Grußzeile dynamisch für die Daten erstellt.

Schritt 1: Wenn-Dann-Sonst Regel erstellen

Wir brauchen für die Daten eine sog. Wenn-Dann-Sonst Regel.

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Sie erstellen die erste Regel für den Fall, dass die Adressierte Person eine Dame ist, somit legen Sie fest, dass wenn es sich um die Anrede „Frau“ handelt, Word Frau als Anrede einsetzt, anderenfalls wird nichts eingefügt. Das Regelwerk sieht wie folgt aus:

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Leider existiert keine Möglichkeit der direkten Verschachtelung von Wenn-Dann-Sonst Funktionen. Es gibt jedoch einen indirekten Weg.

Schritt 2: Verschachtelung der Wenn-Dann-Sonst Regel

Damit Sie beliebige Bedingungen prüfen und den richtigen Text eintragen können, benötigen Sie eine andere Ansicht, in der Sie die Feldfunktion bearbeiten können. Diese rufen Sie mit der Tastenkombination: „Alt“ + „F9“. Die zuvor erstellte Bedingung sieht so aus:

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Diese Zeile kopieren Sie und fügen diese direkt dahinter ein. Als nächstes passen Sie die Werte wie folgt für den zweiten Fall, dass der Adressat ein Herr ist, an.

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Für den dritten Fall, indem eine Firma ohne einen direkten Ansprechpartner angeschrieben werden soll, sieht die Bedingungszeile nachfolgend so aus:

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Sie sehen hier, dass wir für die allgemeine Anrede eine andere Spalte, sprich ein anderes Feld benötigt wird, sodass Sie hinter MERGEFIELD „Anrede_allgemein“ eintragen. Die zweite Änderung hier ist die Prüfung mit dem Operator „ <> "" “ hinter der geschleiften schließenden Klammer. Damit wird geprüft, ob ein Wert im Datensatz vorhanden ist.
Direkt dahinter steht dann noch in Klammern das betreffende Feld "{ Firma }". Die geschweiften Klammern fügen Sie mit der Tastenkombination “AltGr + 7” und “AltGr + 0”.

Zusammenfassend wird auf diese Weise mit der Funktion überprüft, ob im Feld Anrede_allgemein etwas drin steht, wenn ja wird der Wert der sich in der Spalte Firma befindet eingefügt, anderenfalls nichts.

Wenn Sie auf diese Weise Ihre möglichen Fälle anhand Ihrer Daten weiter verschachteln, sieht das Ergebnis so aus:

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Hinweis: Möchten Sie in der jeweiligen Zeile des Adresskopfes normale Felder einfügen, können Sie die Ansicht der Feldfunktionen wieder ausblenden mit „Alt“ + „F9“.

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Zusammenfassend könnte Ihr Schreiben abschließend so aussehen.

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Weitere Beispiele sehen dann so aus, je nach dem an wenn der Brief adressiert wird.

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Viel Spaß damit!

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